Adhésions et réservations automatisées de bout en bout
ImmoKite réunit des passionnés de kitesurf et d'immobilier autour d'un club, de camps et de dîners. Chaque inscription demandait une série de tâches administratives : elles s'enchaînent aujourd'hui toutes seules.
Le problème
Pour chaque adhésion au club et chaque inscription à un camp, il fallait créer le client dans la comptabilité, rédiger la facture, l’envoyer, surveiller le virement, puis activer l’accès à la main.
Des tâches simples, mais répétées à chaque inscription, avec à la clé des oublis possibles, des relances à penser et des membres qui attendaient leur accès.
Ce qu'on a mis en place
Une série d’automatisations n8n reliées au site WooCommerce et au logiciel de comptabilité Pennylane.
- iVérification automatique de l'entrepriseDès qu'une candidature est validée, le SIRET est contrôlé dans la base officielle des entreprises : nom, adresse et TVA sont repris sans ressaisie.
- iFacture créée et envoyéeLe client et la facture sont créés dans Pennylane, puis la facture part par e-mail en PDF, aux couleurs du club.
- iPaiements contrôlés toutes les heuresDès qu'un virement est rapproché, l'adhésion est activée ou la réservation confirmée, sans intervention.
- iRelances automatiquesLes impayés sont relancés tout seuls à J+3 et J+6, puis l'équipe est alertée à J+8 pour reprendre la main.
Le résultat
L’équipe ne touche plus aux factures ni aux activations : chaque inscription se traite seule, de la candidature à l’accès membre. Les fiches clients sont fiables grâce au SIRET, et plus aucun paiement ne passe entre les mailles.
Branché sur les outils déjà en place
Ici, n8n, WooCommerce, Pennylane et Gmail. Chez vous, ce seront les vôtres : on s'adapte à vos logiciels existants, sans vous faire changer d'habitudes.
